“La destrucció d’informació pública”, publicació de l’Oficina Antifrau de Catalunya i de l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents

DIMARTS 1 D'OCTUBRE DE 2019

L’Ajuntament de Girona hi aporta la seva experiència en l’avaluació documental.

El passat 28 de setembre, Dia Internacional del Dret d'Accés Universal a la Informació, L’Oficina Antifrau de Catalunya i l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents varen difondre la publicació de La destrucció d’informació pública. Una mirada multidisciplinària sobre l’eliminació ordenada de la documentació, amb l’objectiu d’impulsar bones pràctiques en la transparència en la gestió pública i la prevenció i la lluita contra el frau en els ens públics.

En la presentació, Òscar Roca, Director de Prevenció de l’Oficina Antifrau de Catalunya, destaca:

“...l’exitosa experiència de gestió documental duta a terme a l’Ajuntament de Girona. Casellas (Lluís-Esteve Casellas és el cap de la Secció de Gestió Documental i Arxiu de l’Ajuntament de Girona) destaca que, en el context actual, l’avaluació arxivística adquireix una dimensió estratègica que va molt més enllà del simple fet de conservar i eliminar, ja que ha d’integrar la visió corporativa i el valor informatiu.

L’avaluació, en realitat, comporta una anàlisi de l’organització no només amb virtualitat preventiva, sinó, fins i tot, predictiva. Per a l’autor, la clau és disposar d’una metodologia homogènia i àmpliament compartida que sigui permeable en els permanentment canviants entorns organitzatius. Per preservar la seguretat jurídica, descriu quins han estat els criteris aplicats a la corporació gironina en la determinació dels terminis de prescripció, argumentant perquè es prioritza la prescripció administrativa a la penal.

L’altre element clau d’una gestió documental eficient és, explica Casellas, arribar a un consens per normalitzar la identificació de funcions bàsiques que per la seva transversalitat resultin aplicables al conjunt d’administracions públiques. Aquesta tasca, reconeix, no és fàcil, però descriu la metodologia emprada a l’Ajuntament de Girona.

La metodologia es fonamenta en la combinació de tres dimensions d’anàlisi bàsiques: a) les funcions transversals (comunes en diferents tipus d’organitzacions, com la directiva, orgànica, de gestió, normativa, control...); b) àmbits d’actuació (en què es concreten les anteriors, com ara el govern, administració, gestió econòmica, serveis...), i c) productes documentals resultants (derivats dels anteriors: registres, expedients i dossiers).
Per il·lustrar aquesta metodologia, l’autor exemplifica amb casos concrets com apliquen els terminis de conservació en diferents àmbits d’actuació de l’Ajuntament de Girona tot destacant que el destí natural dels expedients acabarà sent la seva eliminació, excepte en els supòsits en què la informació essencial es conservi en registres.”

Contingut de la publicació

• La pràctica de la destrucció de la documentació pública a Catalunya. (Lluís CERMENO MARTORELL)


• La destrucció de la informació pública. Consideracions des de la transparència. (Elisabet SAMARRA GALLEGO i Àgata SOLERNOU VIÑOLA)


• La protecció de dades en la destrucció i la conservació de la informació: com fer-ho bé. (Carles SAN JOSÉ i AMAT)


• Limitacions a la funció de control derivades de la gestió documental. (Roger FOLGUERA FONDEVILA)


• L’avaluació documental en el marc de la política de gestió de documents. (Teresa CARDELLACH GIMÉNEZ)


• L’avaluació arxivística en el nou context de les organitzacions. (Lluís-Esteve CASELLAS i SERRA)