|
Content:
|
La comunicació s'estructura d'acord amb els següents apartats:
1. Breu presentació de l'Escola Superior d'Arxivística
i Gestió de Documents
de la Universitat Autònoma
de Barcelona.
2. L'aposta per la certificació, que palesa la necessitat de dotar les organitzacions
de normes certificables, especialment en la gestió dels documents i els arxius.
3. La planificació i execució
del procés d'implantació,
amb especial esment de
les fases de planificació, anàlisi,
compromís i responsabilitats,
fixació d'objectius i identificació de riscos, el suport
i els processos de gestió documental i finalment
la caracterització del procés
d'avaluació i millora.
En cadascun dels casos s'aporten quadres i fitxes normalitzades.
4. Es remarquen els principals
instruments que ha calgut
confegir per a l'acompliment dels requisits, especialment la
política de gestió documental, el reglament de gestió
documental, el Quadre de classificació,
el quadre de creació i
control, les fitxes de processos,
el manual de l'usuari i els
procediments.
5. Es descriu el procés
d'auditoria interna, caracteritzant
la selecció i formació dels auditors intern i extern i finalment s'explica el procés final d'auditoria per a la certificació.
6. Es clou amb unes conclusions i reflexions
referides a la complexitat
del procés, els
recursos necessaris i la importància
de la selecció de l'entitat
certificadora.
|
|
Scientific contribution:
|
La comunicació aporta elements per a la construcció d'un model de certificació en sistemes de gestió per a documents estandarditzat. Atès que l'experiència de l'ESAGED és pionera a nivell internacional, creiem
que el model d'acompliment
dels requisits que aportem ha de servir per esperonar a altres organitzacions públiques i privades a procedir a la seva implantació. Alhora, tots els instruments de gestió i control que ha calgut
desenvolupar per a l'ESAGED poden servir de punt
de referència i facilitar aquest
procés a d'altres organitzacions. En aquest sentit, pensem que la seva difusió i debat en un congrés
internacional pot ser de notable interès per al col·lectiu professional.
|
|
Keywords:
|
Gestió de
documents, implantació sistemes de gestió, normes
ISO, certificació de sistemes,
plans de formació.
|