Des del
desembre del 2013, l'Ajuntament
de Terrassa està implementant un ambiciós projecte de digitalització de
tota la documentació presentada per la ciutadania a les oficines d'atenció
al públic, per a iniciar qualsevol tràmit administratiu. La finalitat
d’aquest projecte és aconseguir:
1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada
en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per
tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.
2.- Aplicar la compulsa electrònica en
els documents originals, seguint la normativa municipal i lles NTI, tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la
integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.
3.- Tramitar, gestionar i conservar els
expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.
4.- Reduir el volum de paper que entra
a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.
5.- Complir els requeriments legals en
matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.
El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre
d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit
el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el
mòdul de digitalització.
Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar les metadades
identificatives de cadascun dels documents presentats, tots els documents
quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el
gestor documental.Quan els documents siguin
originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica
reconeguda del personal al servei de l’administració.
|