ID: 24

CARDELLACH GIMÉNEZ, Teresa; MUNUERA BERMEJO, Marta

Curriculum

Teresa Cardellach, data naixement 31.01.1963 a Terrassa.
Llicenciada en Història (UAB, 1986) Màster d'arxivistica ( 1990).Cap de l'Arxiu Municipal Administratiu de Terrassa des de l'any 1990 i actualment arxivera en cap del mateix arxiu.
Des del curs 2010 imparteix l'assignatura d'avaluació documental al Màster d'arxivística de l'ESAGED. Ha estat vocal de l'AAC_GD i representant a la Comissió Nacional d'Accés, Tria i Avaluació de documents de Catalunya.
Ha impartit nombrosos cursos de gestió documental i arxivística a l'administració pública, sobretot en Ajuntaments.
Té diverses publicacions i articles relacionats amb l'arxivística i la gestió documental.

 

Marta Munuera, nascuda a Barcelona l'any 1977. Llicenciada en Filologia Eslava (UB -1999) i Postgrau d'arxivística i gestió documental (ESAGED, 2004).
Actualment viu a Cerdanyola del Vallès i treballa a l'Arxiu Municipal de Terrassa com a tècnica superior arxivera, especialitzada en gestió dels documents electrònics i involucrada intensament en el desplegament del sistema de gestió documental i l'adminstració electrònica.
Des del mes de juny del 2013 forma part de la Junta Directiva de l'AAC_GD com a tresorera.
Ha impartit diversos cursos de formació a l'administració local i ha participat activament en congressos i jornades professionals.

Title:

Autèntics des del principi: digitalització i compulsa electrònica de documents des del Registre d'Entrada

Brief summary:

Projecte d’implementació d’uns sistema de gestió documental. Aquest projecte té implicacions important en àmbits organitzatius, tecnològics, administratius que afecta a molts altres subsistemes d'informació. L'arxiu pot aportar les seves experiències tant en els aspectes arxivístics com en els temes organitzatius i d'accés a la informació

Content:

Des del desembre del 2013, l'Ajuntament de Terrassa està implementant un ambiciós projecte de digitalització de tota la documentació presentada per la ciutadania a les oficines d'atenció al públic, per a iniciar qualsevol tràmit administratiu. La finalitat d’aquest projecte és aconseguir:
1.- Convertit tots els documents en paper que entren per registre d’entrada en documents digitals amb els mateixos valors legals que els originals per tal de tramitar-los i gestionar-los electrònicament.

2.- Aplicar la compulsa electrònica en els documents originals, seguint la normativa municipal i lles NTI, tot garantint la seguretat, l’autenticitat, la integritat i l’accessibilitat de la documentació i a la informació.

3.- Tramitar, gestionar i conservar els expedients 100% electrònicament dins els sistemes d’informació municipals.

4.- Reduir el volum de paper que entra a les oficines d’atenció ciutadana fins a la seva eliminació definitiva.

5.- Complir els requeriments legals en matèria d’administració electrònica i les Normes tècniques d’interoperabilitat.
El procés de digitalització s’inicia amb l’assentament del registre d’entrada, de la mateixa manera que s’ha fer fins ara. Un cop s’ha escollit el tema del registre i el codi de classificació que li correspon, s’obre el mòdul de digitalització. 
Una vegada han estat escanejats s’han d’emplenar les metadades identificatives de cadascun dels documents presentats, tots els documents quedaran perfectament descrits i identificats abans d’ingressar en el gestor documental.Quan els documents siguin originals (no còpies), s’hauran de compulsar amb una signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’administració.

Scientific contribution:

1.- Integració dels  diferents sistemes d'informació existents a la nostra organització i com s'han hagut d'integrar entre ells: 
- Aplicació del registre d'entrada i sortida de l'Ajuntament, tecnologia UNIFACE
- Software de digitalització (Oracle Document Capture)
- Web Content Center i gestor documental (Oracle UCM)
- Integració amb la signatura electrònica (E-rubrica)

 Desenvolupament de tot el sistema de compulsa i digitalització per tal que sigui segu, accessible i potent per a acceptar la capacitat del regsitre d'entrada de l'Ajuntament de Terrassa.

2.- Gestió  de la signatura electrònica XADES-T (dettached), la qual es gestiona dins el sistema de gestió documental com annex al document original i conjuntament amb un XML amb les metadades de la signatura electrònica.
L'objectiu principal és fer possible  la gestió separada dels document, la signatura electrònica i les metadades.

Keywords:

Digitalització de documents, accés dels ciutadans a l'administració, compulsa electrònica, accés a la informació i a la documentació electrònica, signatura electrònica. Organització administrativa.