L'Ajuntament de Girona, el tercer de Catalunya en eliminació de documentació

DIMARTS 17 DE MAIG DE 2016

Segons dades de la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria Documental

La Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria Documental (CNAATD) és l'òrgan col·legiat de caràcter tècnic que determina quina documentació és eliminable i quina no, i quant de temps cal conservar-la. També és competència de la Comissió establir-ne el règim d'accés, lliure o restringit. Les seves resolucions es publiquen en Ordres en forma de Taules d'Accés i Avaluació Documental (TAAD).



D'acord amb les dades de la Memòria 2015 de la Comissió, l'Ajuntament de Girona és el tercer de Catalunya en volum de documentació eliminada, amb un total de 238,64 metres lineals, darrera del de Barcelona (812,25 ml), i Cubelles (309,60 ml), i que equival al 8% del total dels ajuntaments.



De fet, però, aquest és el volum de la documentació que obligatòriament cal comunicar a la CNAATD, és a dir, que és eliminable més enllà dels 5 anys de conservació. Incloent la documentació eliminable abans de 5 anys el total de documentació eliminada és de 349,29 ml.



L'eliminació de documentació administrativa es fa sempre d'acord amb les taules que aprova la Comissió i de manera regulada, atès que s'aprova per Decret de l'Alcaldia. Cal tenir en compte que les administracions públiques estan obligades a mantenir un Registre d'Eliminació de la Documentació com a mesura de control i transparència en aquest àmbit.



Cal tenir present que l'eliminació de documents administratius s'ha de fer sense que suposi la pèrdua de la informació que contenen, normalment recollida en altres de documents de conservació permanent. Per tant, l'eliminació regulada és fonamental per a una gestió eficient dels recursos i per al bon funcionament de l'organització. En aquest sentit, en el període 1995-2015 l'Ajuntament de Girona ha eliminat un total de 2.713,19 metres lineals de documents administratius. D'aquest volum, 2.145,12 ml corresponen als darrers 10 anys, el que equival a una mitjana superior als 200 ml per any.



D'altra part, fins a mitjan de 2015 l'Ajuntament ha estat implicat activament amb la CNAATD amb la participació d'un vocal en representació de l'Administració local i, també, mitjançant la coordinació del Grup de Treball de Documentació Municipal. En aquest sentit, aquest grup de treball ha estat el segon 'organisme' amb més propostes aprovades per la Comissió (8, n'havia presentades 10), darrera del Departament d'Empresa i Ocupació, de la Generalitat (11), que corresponen al 17'8% del total de propostes aprovades. D'aquestes 8 taules aprovades 4 són noves, i les altres 4 modifiquen i refonen 11 taules aprovades anteriorment.



La taules aprovades realitzades pel Grup de treball són:


  • Expedients d'inspecció i control de procediment general (4 anys, segons el cas).

  • Expedients d'inspecció i control en matèria d'activitats econòmiques i recreatives (4 anys, segons el cas).

  • Expedients d'inspecció i control en matèria tributària (4 anys).

  • Expedients d'inspecció i control en matèria urbanística (6 anys).

  • Expedients de llicències d'ús comú especial de béns de domini públic (4 anys).

  • Expedients de llicències d'ús privatiu sobre béns de domini públic (4 anys, segons el cas).

  • Expedients de mediació en matèria de consum (entre 1 i 4 anys, segons el cas).

  • Expedients sancionadors per infraccions en matèria de trànsit (4 anys).


Més informació a: Documentació eliminada pels ajuntament catalans al 2015

© 2024 Ajuntament de Girona - Plaça del Vi, 1 - 17004 GIRONA.