12 anys de la inauguració de l’Arxiu Administratiu de l’Ajuntament

DILLUNS 23 DE JULIOL DE 2018

El servei a la ciutadania i el suport a la gestió interna continuen essent els seus principals objectius.

El 19 de juliol de 2006 s’inaugurà el nou Arxiu Administratiu després d’ocupar durant 20 anys la 4a planta de l’Ajuntament de Girona, espai que havia quedat alliberat d’ençà que el 1986 havia obert al públic el nou Arxiu Històric a la placeta de l’Institut vell.



El nou Arxiu Administratiu, amb capacitat per a 1.800 metres lineals de documentació triplicava de llarg la capacitat de les antigues instal•lacions. Al cap de 12 anys, la necessitat i funció d’aquest equipament queden demostrades pel fet que els serveis més bàsics de consulta de documentació, tant interna com per part de la ciutadania s’han multiplicat per cinc de llarg.



No obstant això, els serveis de la Secció de Gestió Documental i Arxiu, que gestiona l’Arxiu Administratiu, van molt més enllà. La secció és l'òrgan responsable d'administrar el Sistema de Gestió de Documents de l'Ajuntament, la funció del qual és planificar la producció normalitzada i l'organització homogènia de la documentació administrativa i, alhora, garantir-ne l'accés i, quan calgui, la privacitat de les persones i la seva consulta, tant a les oficines com a la ciutadania en general. En aquest sentit, ha estat determinant en la transició de la gestió digital de tota la documentació municipal a partir de gener de 2017.



També és l’òrgan responsable de portar a terme l'avaluació i la selecció de la documentació. És a dir, què preservarà l'Arxiu Històric i quina documentació cal eliminar un cop aquesta hagi prescrit. Cal remarcar que en els darrers 12 anys, s’han eliminat de manera regulada més de 3 km de documentació. Per tant, molt més de la capacitat del mateix Arxiu Administratiu que es va inaugurar.



En conclusió, la inauguració va suposar dotar la ciutadania d’un millor servei i, alhora, potenciar la funció de la de la Secció de Gestió Documental i Arxiu com element de planificació, regulació i equilibri en la producció, gestió, eliminació i preservació de la documentació administrativa, indispensable en el context actual d’Administració digital, transparència i privacitat de les persones.



El Punt, 20 de juliol de 2006